Ordens de Serviço

Requer o módulo Serviços. Se você não vê Ordens de Serviço na navegação, o módulo está desligado para a sua empresa.

Uma ordem de serviço acompanha um conserto desde o momento em que o cliente deixa o equipamento até o momento em que ele retira.

O fluxo de status é seu

O Ceretta App não impõe um fluxo de conserto. Cada empresa define os próprios status em Configurações, por exemplo:

Recebido → Em diagnóstico → Aguardando aprovação → Em conserto → Pronto p/ retirada → Entregue

Para cada status você define um nome, uma cor para a etiqueta e se ele é um status inicial (onde as ordens novas começam) ou final (onde as concluídas terminam). Os status podem ser arrastados para a ordem em que você quer vê-los.

As transições são livres: qualquer status pode ir para qualquer outro. O Ceretta App não vai impedir você de mandar um serviço de Em conserto de volta para Em diagnóstico, porque oficinas de verdade fazem exatamente isso. A disciplina é sua; o papel do sistema é registrar o que aconteceu.

Etapas de orçamento

Qualquer status pode ser marcado como etapa de orçamento em Configurações → Status de ordem de serviço. Enquanto a ordem estiver em uma delas, ela ainda é uma oferta:

• As peças não reservam estoque. Orçar um conserto não tira as peças da prateleira dos outros, e editar as peças durante o orçamento não movimenta nada.
• Nada é cobrado. Nenhuma cobrança aparece em Pagamentos, então um serviço não aprovado nunca infla o seu contas a receber.
• O cliente não recebe nada automaticamente. As mensagens de "recebemos sua ordem" e de status ficam retidas — você envia o orçamento quando ele estiver pronto.

Tirar a ordem da etapa de orçamento é o momento em que tudo acontece de uma vez: todas as peças são comprometidas no estoque, a cobrança é criada como pendente e o cliente recebe as mensagens de recebimento e de status. Voltar para uma etapa de orçamento libera o estoque de novo.

Ordens em etapa de orçamento têm as mesmas três ações de um orçamento de venda — salvar e imprimir, salvar e copiar o texto de WhatsApp e salvar e enviar — além da data de validade, depois da qual a ordem aparece como Vencida, sem que nada mude automaticamente. A mensagem final é a que você definiu em Configurações → Orçamentos de venda.

Um fluxo comum marca "Aguardando aprovação" como etapa de orçamento: a ordem é recebida, diagnosticada, orçada e, só quando o cliente aprova, passa para "Em reparo", comprometendo as peças e criando a cobrança.

Peças e mão de obra

Uma ordem de serviço tem dois tipos diferentes de linha, e a diferença não é cosmética:

• Peças são itens vendáveis do estoque. Adicionar uma peça à ordem baixa o estoque dela, exatamente como uma venda faria. É isso que mantém seus números honestos quando a oficina consome material.
• Mão de obra é texto livre com o preço que você digitar. Não tem ligação com o estoque, então você pode descrever o serviço com as palavras que fizerem sentido.

Lançar uma peça como mão de obra deixa o dinheiro certo e o estoque errado, e isso aparece semanas depois como uma prateleira que não bate com o sistema.

O histórico

Toda mudança de status é registrada com quem mudou, quando e uma observação opcional. Vale usar a observação — "cliente aprovou o orçamento por telefone" custa cinco segundos e encerra discussões depois.

Informações do equipamento

Cada empresa pode registrar os próprios detalhes em toda ordem — número de série, modelo, defeito relatado, acessórios deixados junto. Quais são esses campos é configurado por empresa, então uma assistência de celular e uma oficina de geradores usam a mesma tela sem herdar o jargão uma da outra.

Avisos ao cliente

Se as notificações por WhatsApp estiverem configuradas para a sua empresa, os clientes recebem mensagem automática quando a ordem é criada e a cada mudança de status. É a maior redução de ligações de "já ficou pronto?" disponível no sistema. A configuração fica em Configurações → Notificações WhatsApp e exige uma conta Twilio.

Os clientes precisam ter um telefone válido no cadastro. Clientes novos recebem antes uma mensagem de boas-vindas para confirmar que o número funciona.

Pagamentos

Ordens de serviço são pagas pelo mesmo financeiro que todo o resto — veja Pagamentos. Os recibos detalham os serviços e custos da ordem, então o cliente vê pelo que está pagando.