Estoque e Categorias

O estoque é o catálogo que sustenta todos os módulos do Ceretta App. Ele está sempre disponível, use você Locação, Vendas ou Serviços. Um único catálogo guarda dois tipos diferentes de coisa, e a diferença entre eles importa para todo o resto do sistema.

Itens locáveis e itens vendáveis

Itens locáveis são controlados unidade a unidade. Se você tem quatro betoneiras iguais, o Ceretta App guarda quatro registros separados — betoneira nº 01 até nº 04 — porque a qualquer momento uma pode estar com um cliente, outra em manutenção e duas na prateleira. Cada unidade tem o seu próprio status:

• Disponível — na prateleira e pronta para reservar
• Alugado — no momento com um cliente
• Manutenção — em conserto ou revisão, e fora das consultas de disponibilidade
• Baixado — fora de operação, mantido para histórico

Uma unidade locável reservada em um período fica automaticamente fora das consultas de disponibilidade naquelas datas. Não é possível reservar a mesma unidade duas vezes.

Itens vendáveis são controlados por quantidade em mãos. Não importa qual disco de corte específico o cliente leva embora, só importa que você tinha 40 e agora tem 39. Itens vendáveis podem ter um SKU opcional. O estoque deles é baixado automaticamente quando são vendidos em um pedido ou consumidos como peça em uma ordem de serviço, e devolvido se o pedido for cancelado.

O relatório de compras acima aponta todo item vendável que ficou abaixo do mínimo e mostra quanto repor. É o caminho mais rápido para montar um pedido ao fornecedor.

Categorias

Todo item pertence a uma categoria, e a categoria faz muita coisa. Crie suas categorias antes de começar a cadastrar itens — mudar a categoria de um item depois significa rever os campos personalizados dele.

Uma categoria define:

• Nome e descrição — como o tipo de item aparece no sistema inteiro
• Campos personalizados — campos extras que aparecem em todo item daquela categoria
• Período de locação — só para categorias locáveis, quanto dura uma locação padrão
• Tempos de preparação — só para categorias locáveis, quanto tempo a equipe precisa antes da retirada e depois da devolução

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem registrar o que realmente importa sobre o seu equipamento sem que o Ceretta App precise conhecer o seu ramo. Cada campo tem um nome e um tipo:

Campos definidos na categoria aparecem automaticamente em todo item dela, inclusive nos itens cadastrados antes de você criar o campo.

Períodos de locação

Categorias locáveis têm alguns ajustes a mais, que alimentam a tela de locação:

• Duração do período — o número padrão de dias de uma locação dessa categoria. Quando a equipe escolhe a data de início em uma locação nova, a data de fim é sugerida a partir desse número, o que evita a maior parte dos erros de digitação de data.
• Tipo de período — se essa contagem usa dias corridos ou dias úteis. Uma locação de três dias úteis iniciada numa sexta volta na quarta.
• Cadência da tarifa — como o preço é expresso nessa categoria.

Tempos de preparação

Mais dois ajustes das categorias locáveis alimentam a fila de preparação:

• Horas antes da retirada — quanto tempo a equipe precisa para deixar a unidade pronta antes de o cliente buscar
• Horas após a devolução — quanto tempo a unidade precisa depois de voltar até poder sair de novo

São essas horas que fazem um item aparecer na tela de preparação no momento certo. Se você deixar em zero, o sistema assume que o item não precisa de preparo e ele volta a ficar disponível no instante em que é devolvido.

Conselhos práticos

• Seja generoso com as categorias. Não custa nada ter mais delas, e cada uma tem seus próprios campos personalizados e período de locação. Uma categoria por tipo realmente diferente de equipamento é uma boa medida.
• Nomeie as unidades locáveis de forma consistente. Algo como Betoneira 400L nº 01 fica bom na lista de locações, na fila de preparação e no recibo.
• Defina estoque mínimo nos consumíveis. É a única coisa que torna o relatório de compras útil.
• Use Manutenção em vez de excluir. Uma unidade em Manutenção mantém o histórico de locações e volta limpa; uma excluída, não.