# Ceretta App — complete documentation Generated from https://ceretta.app/docs. Each section below is one documentation page. --- url: https://ceretta.app/docs/en lang: en title: What is Ceretta App? --- # What is Ceretta App? Ceretta App is an operations platform for businesses that **rent equipment**, **sell products**, or **run a repair shop** — or any combination of the three. Rental yards, tool shops and repair centers run their whole day from a single dashboard that works on a desktop at the counter and on a phone in the yard. Everything below happens inside one company account. Your data is isolated from every other company on the platform. ## The three modules Ceretta App is split into three modules. Your company only turns on the ones it needs — the others stay hidden from the menu entirely, so staff never see screens that don't apply to them. | Module | What it's for | |---|---| | **Rent** | Equipment rental, costume hire, tool libraries — anything booked over a date range | | **Sales** | Selling products from stock — retail, parts counters | | **Services** | Repair shops and workshops — any job tracked through a workflow you define | Two things are always available regardless of which modules you use: - **Inventory** — the catalogue underneath all three modules. It holds both the things you rent out and the things you sell. - **Payments** — a single ledger covering rentals, sales and repairs together. If a module is switched off for your company, its pages disappear from the navigation and the system refuses to accept its records. To turn a module on or off, contact your reseller or account manager. ## Finding your way around The left-hand navigation follows the flow of a normal working day: - **Dashboard** — active rentals, pending and overdue payments, stock that needs reordering - **Inventory** and **Categories** — what you own and how it's classified - **Customers** — one shared customer book across all three modules - **Rentals**, **Sales**, **Service Orders** — the operational screens for each module - **Payments** and **Cashier** — money in and money out - **Preparation** — the queue for staff who clean and check equipment between rentals - **Settings** and **Users** — configuration and who can do what ## Your first fifteen minutes If you are setting up a brand-new company, do it in this order. Each step depends on the one before it. 1. **Create your categories first.** A category defines what kind of thing an item is, which custom fields it has, and — for rentals — how long a standard rental period runs. See [Inventory and Categories](/docs/en/inventory). 2. **Add your inventory.** Rentable items are tracked one unit at a time; sellable items are tracked by quantity on hand. 3. **Add a few customers.** Name, email and phone. If you have WhatsApp notifications configured, new customers get a greeting message to confirm their number. 4. **Invite your team** under **Users**, and give each person the narrowest role that lets them do their job. See [Roles and permissions](/docs/en/roles). 5. **Run your first transaction** — a rental, a sale, or a service order — and watch the payment appear in the ledger. ## Languages Ceretta App is available in **English** and **Brazilian Portuguese**. The language toggle sits in the top bar and your choice is remembered on your next visit. Currency formatting follows the language you pick. ## Getting help - These docs cover every screen. The sidebar lists them all. - For anything account-specific — pricing, modules, adding companies — contact your reseller, or use **Talk to sales** on the home page. > **Using an AI assistant?** These docs are published as plain Markdown as well as web pages, so you can paste a link into Claude, ChatGPT or Gemini and ask questions about Ceretta App directly. Every page is available at the same address with `.md` on the end — for example `/docs/en/inventory.md`. There is a machine-readable index of the whole documentation set at [`/llms.txt`](/llms.txt), and the complete text of every page in one file at [`/llms-full.txt`](/llms-full.txt). --- url: https://ceretta.app/docs/en/inventory lang: en title: Inventory and Categories --- # Inventory and Categories Inventory is the catalogue underneath every module in Ceretta App. It is always available, whether or not you use Rent, Sales or Services. A single catalogue holds two different kinds of thing, and the difference between them matters for everything else in the system. ## Rentable versus sellable items **Rentable items** are tracked one unit at a time. If you own four identical concrete mixers, Ceretta App stores four separate records — mixer nº 01 through nº 04 — because at any moment one might be out with a customer, one in maintenance and two on the shelf. Each unit carries its own status: - **Available** — on the shelf and bookable - **Rented** — currently out with a customer - **Maintenance** — being repaired or serviced, and excluded from availability - **Retired** — no longer in service, kept for history A rentable unit that is booked over a date range is automatically excluded from availability checks for those dates. You cannot double-book a unit. **Sellable items** are tracked by quantity on hand. You do not care which individual cutting disc a customer walks out with, only that you had 40 and now have 39. Sellable items can carry an optional SKU. Their stock is decremented automatically when they are sold in a sales order or consumed as a part in a service order, and restored if that order is cancelled. The purchase report above flags every sellable item that has fallen below its minimum and shows how much to reorder. It is the fastest way to build a supplier order. ## Categories Every item belongs to a category, and the category does a lot of work. Create your categories **before** you start adding items — changing an item's category later means revisiting its custom fields. A category defines: - **Name and description** — how the item type appears throughout the app - **Custom fields** — extra fields that appear on every item in that category - **Rental period** — for rentable categories only, how long a standard rental runs - **Preparation times** — for rentable categories only, how long staff need before pickup and after return ### Custom fields Custom fields let you record what actually matters about your equipment without Ceretta App having to know about your industry. Each field has a name and a type: | Type | Use it for | |---|---| | **Text** | Serial numbers, model names, notes | | **Number** | Power ratings, capacity, weight | | **Boolean** | Yes/no facts — "includes trailer", "requires licence" | | **Select** | A fixed list of options you define — voltage, colour, size | Fields defined on a category appear automatically on every item in that category, including items you added before you created the field. ### Rental periods Rentable categories add a few settings that drive the rental screen: - **Period length** — the default number of days a rental of this category runs. When staff pick a start date on a new rental, the end date is suggested from this number, which prevents most date-entry mistakes. - **Period type** — whether that count uses **calendar days** or **business days**. A three-business-day rental starting on a Friday comes back on Wednesday. - **Rental rate cadence** — how the price is expressed for this category. ### Preparation times Two more settings on rentable categories feed the [Preparation queue](/docs/en/rentals): - **Pre-pickup hours** — how long staff need to get a unit ready before a customer collects it - **Post-return hours** — how long a unit needs after coming back before it can go out again These hours are what make an item show up on the prep screen at the right moment. If you leave them at zero, items are assumed to need no preparation and become available again the instant they are returned. ## Practical advice - **Be generous with categories.** It costs nothing to have more of them, and each one gets its own custom fields and rental period. One category per genuinely different kind of equipment is about right. - **Name rentable units consistently.** Something like `Concrete mixer 400L nº 01` reads well in a rental list, a prep queue and a receipt. - **Set minimum stock levels on your consumables.** That is the only thing that makes the purchase report useful. - **Use Maintenance rather than deleting.** A unit marked Maintenance keeps its rental history and comes back cleanly; a deleted one does not. --- url: https://ceretta.app/docs/en/rentals lang: en title: Rentals --- # Rentals > Requires the **Rent** module. If you do not see **Rentals** in the navigation, the module is switched off for your company. A rental books one or more **rentable** items to a customer over a date range. Sellable items cannot go on a rental — if a customer needs consumables as well, that is a sales order. ## Creating a rental 1. Pick the **customer**. If they are new, add them to the customer book first. 2. Pick the **start date**. The list of available items refreshes for that date, so anything already booked disappears from the picker — this is why you should never pick items before dates. 3. The **end date** is suggested automatically from the category's rental period. Change it if this rental is longer or shorter than standard. 4. Add **items**. Only units that are genuinely free for the whole range are offered. 5. Adjust pricing per item if needed, then save. If you change the start date after adding items, re-check the item list. Availability is recalculated and a unit that was free before may no longer be. ## Per-item discounts Each line on a rental can be discounted independently, either as a **fixed amount** or as a **percentage**. The final rate stays editable, so you can also just type the number you agreed with the customer and let Ceretta App work backwards. Discounts are per line, not per rental, which means a long-standing customer can get a break on one expensive item without discounting the whole booking. ## Rental statuses | Status | Meaning | |---|---| | **Scheduled** | Booked for a future date, not yet collected | | **Active** | Picked up and currently with the customer | | **Returned** | Come back, and the rental is closed | | **Overdue** | Past its end date and not yet returned | | **Cancelled** | Called off — items released back to availability | | **No-show** | The customer never collected | Moving a rental through its life is deliberately a single click: **mark as picked up** when the customer collects, and **mark as returned** when the equipment comes back. Everything else — unit availability, the prep queue, the dashboard counters — follows from those two actions. ## Payments on a rental Every rental shows a payment summary: **Paid**, **Partial**, **Pending** or **Upcoming**. Pending payments on active rentals also surface on the dashboard, so nothing quietly goes uncollected. The payments themselves live in the shared ledger — see [Payments](/docs/en/payments). ## The preparation queue **Preparation** is a screen built for the staff who clean, test and check equipment, rather than for the counter. It has two halves, both driven by the preparation hours you set on each category: - **Upcoming pickups** — units that need preparing before a customer arrives, colour-coded by how urgent they are - **Returns awaiting prep** — units that have come back and need attention before they can go out again Each entry shows how many prep hours the category calls for and where the unit currently stands. Staff with the **Prep** role see only this screen, which makes it safe to leave open on a workshop tablet. ## Things that trip people up - **An item won't appear in the picker.** It is almost always booked for part of your date range, in Maintenance, or Retired. Check the unit's status on the Inventory screen. - **The end date looks wrong.** Check whether the category uses business days rather than calendar days. - **A returned item is still unavailable.** Its category has post-return preparation hours, so it is waiting in the prep queue. - **Cancelling versus deleting.** Cancel a rental that will not happen — it releases the units and keeps the history. Deleting throws the record away. --- url: https://ceretta.app/docs/en/sales lang: en title: Sales --- # Sales > Requires the **Sales** module. If you do not see **Sales** in the navigation, the module is switched off for your company. A sales order sells **sellable** items from stock. Rentable units cannot go on a sales order — those are booked through [Rentals](/docs/en/rentals) instead. ## Creating a sales order Pick a customer, then add line items. Each line is a **quantity × unit price**, so selling twelve cutting discs is one line, not twelve. The order total is the sum of its lines. ## Order statuses | Status | Meaning | |---|---| | **Draft** | Being built — nothing has left the shelf yet | | **Confirmed** | Agreed with the customer; stock is committed | | **Fulfilled** | Handed over and complete | | **Cancelled** | Called off; committed stock is returned | Two quick actions cover the normal path: confirm a draft, and mark a confirmed order as fulfilled. ## How stock moves This is the part worth understanding properly, because it is where the numbers on the Inventory screen come from. Stock is **decremented when an order moves into Confirmed or Fulfilled** — not when the draft is created. A draft order therefore has no effect on your stock on hand, which means you can build a quote without disturbing anyone else's availability. If a confirmed or fulfilled order is later **cancelled, the stock is restored**. The practical consequence: leave an order as a draft while it is still a conversation, and confirm it once the customer has committed. Confirming early makes your stock figures pessimistic; confirming late makes them optimistic, and someone else may sell the same items out from under you. ## Reordering The **Purchase Report** lists every sellable item that has fallen below its minimum stock level, with a suggested reorder quantity. It only works for items that actually have a minimum set — see [Inventory and Categories](/docs/en/inventory). ## Payments A sales order can have payments attached like any other record. They live in the same ledger as rentals and repairs — see [Payments](/docs/en/payments). If you take cash and have the cash register open, the payment is counted against the current session automatically. --- url: https://ceretta.app/docs/en/service-orders lang: en title: Service Orders --- # Service Orders > Requires the **Services** module. If you do not see **Service Orders** in the navigation, the module is switched off for your company. A service order tracks a repair job from the moment a customer drops something off to the moment they collect it. ## Your status flow is yours Ceretta App does not impose a repair workflow. Each company defines its own statuses under **Settings**, for example: > Incoming → Diagnosing → Waiting for parts → Fixing → Fixed → Delivered For each status you set a **name**, a **colour** for its chip, and whether it is an **initial** status (where new orders start) or a **terminal** one (where finished orders end). Statuses can be dragged into the order you want them displayed. Transitions are **free-form**: any status can move to any other. Ceretta App will not stop you sending a job from *Fixing* back to *Diagnosing*, because real workshops do exactly that. The discipline is yours to enforce; the system's job is to record what happened. ## Parts and labour A service order has two different kinds of line, and the difference is not cosmetic: - **Parts** are sellable inventory items. Adding a part to a service order **decrements its stock**, exactly as a sale would. This is what keeps your stock figures honest when the workshop consumes consumables. - **Labour** is free-form text at a price you type. It is not linked to inventory, so you can describe the work in whatever words suit the job. Billing a part as labour will keep the money right and the stock wrong, which surfaces weeks later as a shelf that does not match the system. ## The audit trail Every status change is recorded with **who** changed it, **when**, and an optional **note**. The note field is worth using — "customer approved quote by phone" costs five seconds and settles arguments later. ## Device information Each company can record its own device-specific details on every order — serial numbers, model, reported fault, accessories left with the item. What those fields are is configured per company, so a phone repair shop and a generator workshop can both use the screen without either inheriting the other's jargon. ## Customer notifications If WhatsApp notifications are configured for your company, customers are messaged automatically when a service order is **created** and on **every status change**. This is the single biggest reduction in "is it ready yet?" phone calls available in the system. Setup lives in **Settings → WhatsApp notifications** and requires a Twilio account. Customers must have a valid phone number on their record. New customers receive a greeting message first to confirm the number works. ## Payments Service orders are paid through the same ledger as everything else — see [Payments](/docs/en/payments). Receipts itemise the services and costs on the order, so the customer sees what they are paying for. --- url: https://ceretta.app/docs/en/payments lang: en title: Payments --- # Payments Payments are a **single ledger** covering all three modules. A rental, a sales order and a repair are three very different things operationally, but the money is tracked in one place, so "what is owed to us" has one answer rather than three. ## Every payment has exactly one parent A payment belongs to a rental, **or** a sales order, **or** a service order — never to more than one, and never to none. This is enforced at the database level, not just in the interface, so the ledger cannot drift into a state where money is attached to nothing. The practical consequence: if a customer pays a single amount covering both a rental and a repair, record it as two payments, one against each. That is what keeps each record's own balance correct. ## What a payment records - **Amount** - **Due date** — when you expect the money - **Paid date** — when it actually arrived - **Status** — see below - **Payment method** — cash, card, Pix and so on ## Payment statuses | Status | Meaning | |---|---| | **Upcoming** | Due in the future | | **Pending** | Due now, not yet paid | | **Paid** | Settled, with a paid date | | **Overdue** | Past its due date and unpaid | ## The payments screen The list defaults to sorting by **paid date**, so the most recent activity is what you see first. A **hide pending** toggle strips the list down to settled money when you are reconciling rather than chasing. ## What reaches the dashboard Pending payments belonging to **active rentals** appear on the dashboard automatically, alongside overdue totals. This is deliberate: equipment that is out with a customer and unpaid is the money most likely to be quietly forgotten. ## Receipts Payment receipts itemise the underlying services and costs rather than showing a single total, so a customer collecting a repaired generator sees the parts and the labour separately. ## Cash payments and the drawer If your company uses the cash register and a session is open, cash payments are counted against that session automatically — you do not record them a second time. See [Cashier](/docs/en/cashier). --- url: https://ceretta.app/docs/en/cashier lang: en title: Cashier --- # Cashier The cashier tracks the physical cash in your drawer across a shift. It answers one question at the end of the day: **does the money in the drawer match what the system says should be there?** If **Cashier** does not appear in your navigation, the cash register feature is switched off for your company. ## Opening the drawer A shift starts by opening the cashier with an **opening float** — the change you put in the drawer to start the day. Until you open it, the screen shows *Cash drawer closed* and no cash movements can be recorded. Only one session is open at a time, and Ceretta App records who opened it. ## During the shift While the session is open, cash payments taken anywhere in the app — a rental, a sale, a repair — are counted against it automatically. You do not need to record them twice. Two things do need recording by hand, because they are movements of cash that are not sales: - **Cash in** — money added to the drawer mid-shift, for example more change from the safe - **Cash out** — money removed, for example a bank drop or paying a supplier from the till Give each movement a reason. At closing time, an unexplained difference and a movement you forgot to record look identical, and the reason is what tells them apart weeks later. ## Closing and reconciling To close the drawer, count the physical cash and enter the **counted cash** figure. Ceretta App compares it against the **expected cash**, calculated as: ``` opening float + cash sales − cash refunds + cash in − cash out = expected cash ``` The **difference** is then reported as one of three outcomes: - **Exact** — the count matches - **Over** — there is more cash than expected - **Short** — there is less cash than expected A closed session also breaks the shift down **by payment method**, so you can see cash next to card and Pix totals. Only the cash line is reconciled — the others are there for the day's picture. You can print the summary for a paper record. ## Session history Every closed session is kept, with who opened it, who closed it, when, and what the difference was. This is the record to reach for when a discrepancy needs explaining, and it is why closing properly at the end of each shift is worth the ninety seconds it takes. ## Practical advice - **Close every shift, even a quiet one.** A session left open for three days makes any later difference impossible to attribute. - **Record cash out immediately.** Bank drops recorded from memory at closing time are the most common source of phantom shortfalls. - **Small differences are normal.** What matters is whether the same till is consistently short. --- url: https://ceretta.app/docs/en/roles lang: en title: Users, roles and permissions --- # Users, roles and permissions Every person who logs in has exactly one role, and that role decides which screens they see and which actions the system will accept from them. Permissions are enforced on the server for every request, not merely hidden in the interface — a role cannot be worked around by knowing the right address. ## The roles | Role | Can do | |---|---| | **Owner** | Everything in the company, including managing users and settings | | **Manager** | All day-to-day operations; cannot manage users | | **Staff** | Create and edit rentals, sales, service orders and payments; view inventory and customers | | **Prep** | The preparation queue only, read-only (Rent module) | | **Super Admin** | Vendor-side: creates companies, manages users on any company, toggles modules | **Super Admin** is not a role you assign — it belongs to the platform vendor, not to your business. ## Choosing a role Give each person the narrowest role that lets them do their job. - **Owner** for the business owner, and ideally one other trusted person so nobody is locked out if a phone is lost. More than two owners is usually a sign someone has been over-promoted. - **Manager** for anyone running the counter day to day. The distinction from Owner is user management and settings — a manager can run the whole operation but cannot grant themselves or others more access. - **Staff** for the people doing the transactions. They can do the work without being able to reshape the catalogue. - **Prep** for workshop and yard staff. It is read-only and shows one screen, which makes it safe on a shared tablet left open in a workshop. ## Adding someone Under **Users**, invite the person by email and pick their role. They receive an invitation and are prompted to **change their password on first login**. Password changes are forced before any other screen is reachable, so an initial password cannot linger. ## Modules interact with roles A role grants access to a kind of work; a **module** decides whether that work exists in your company at all. Both must allow an action. A Staff user in a company without the Services module cannot create service orders — not because of their role, but because the module is off. This is why a new team member sometimes sees fewer screens than expected. Check the module before adjusting the role. ## Leavers Remove access for people who leave rather than sharing logins. The audit trail on service orders records who changed what, and it is only meaningful if accounts belong to individuals. > **Note on company deletion:** deleting a company removes all of its operational data — customers, inventory, categories, rentals, orders, service orders and payments. This is a vendor-side action and it is not reversible. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR lang: pt-BR title: O que é o Ceretta App? --- # O que é o Ceretta App? O Ceretta App é uma plataforma de operação para empresas que **alugam equipamentos**, **vendem produtos** ou **fazem consertos** — ou qualquer combinação das três. Locadoras, lojas de ferramentas e oficinas tocam o dia inteiro a partir de um único painel, que funciona tanto no computador do balcão quanto no celular no pátio. Tudo o que está descrito abaixo acontece dentro da conta da sua empresa. Seus dados ficam isolados dos de qualquer outra empresa na plataforma. ## Os três módulos O Ceretta App é dividido em três módulos. Sua empresa ativa apenas os que precisa — os demais somem completamente do menu, então a equipe nunca vê telas que não se aplicam ao trabalho dela. | Módulo | Para que serve | |---|---| | **Locação** | Aluguel de equipamentos, fantasias, ferramentas — qualquer coisa reservada por um período | | **Vendas** | Venda de produtos em estoque — varejo, balcão de peças | | **Serviços** | Oficinas e assistências — qualquer serviço acompanhado por um fluxo que você define | Duas coisas estão sempre disponíveis, independentemente dos módulos que você usa: - **Estoque** — o catálogo que sustenta os três módulos. Guarda tanto o que você aluga quanto o que você vende. - **Pagamentos** — um único financeiro cobrindo locações, vendas e consertos juntos. Se um módulo estiver desligado para a sua empresa, as páginas dele desaparecem da navegação e o sistema recusa os registros correspondentes. Para ligar ou desligar um módulo, fale com o seu revendedor. ## Como se localizar O menu lateral segue o fluxo de um dia normal de trabalho: - **Painel** — locações ativas, pagamentos pendentes e vencidos, estoque a repor - **Estoque** e **Categorias** — o que você tem e como está classificado - **Clientes** — uma única lista de clientes compartilhada pelos três módulos - **Locações**, **Vendas**, **Ordens de Serviço** — as telas operacionais de cada módulo - **Pagamentos** e **Caixa** — o dinheiro que entra e o que sai - **Preparação** — a fila para quem limpa e confere os equipamentos entre uma locação e outra - **Configurações** e **Usuários** — configuração e quem pode fazer o quê ## Seus primeiros quinze minutos Se você está montando uma empresa nova, siga esta ordem. Cada passo depende do anterior. 1. **Crie as categorias primeiro.** A categoria define que tipo de coisa é um item, quais campos personalizados ele tem e — no caso de locação — quanto dura um período padrão. Veja [Estoque e Categorias](/docs/pt-BR/inventory). 2. **Cadastre o estoque.** Itens locáveis são controlados unidade a unidade; itens vendáveis são controlados por quantidade em mãos. 3. **Cadastre alguns clientes.** Nome, e-mail e telefone. Se as notificações por WhatsApp estiverem configuradas, clientes novos recebem uma mensagem de boas-vindas para confirmar o número. 4. **Convide sua equipe** em **Usuários** e dê a cada pessoa o papel mais restrito que permita fazer o trabalho dela. Veja [Papéis e permissões](/docs/pt-BR/roles). 5. **Faça a primeira transação** — uma locação, uma venda ou uma ordem de serviço — e veja o pagamento aparecer no financeiro. ## Idiomas O Ceretta App está disponível em **português do Brasil** e **inglês**. O botão de idioma fica na barra superior e sua escolha é lembrada na próxima visita. A formatação de moeda acompanha o idioma escolhido. ## Ajuda - Esta documentação cobre todas as telas. O menu lateral lista todas elas. - Para qualquer assunto da conta — preços, módulos, novas empresas — fale com o seu revendedor ou use **Falar com vendas** na página inicial. > **Usa alguma IA?** Esta documentação também é publicada em Markdown puro, além das páginas web, então você pode colar um link no Claude, no ChatGPT ou no Gemini e perguntar sobre o Ceretta App diretamente. Toda página está disponível no mesmo endereço com `.md` no final — por exemplo `/docs/pt-BR/inventory.md`. Há um índice legível por máquina de toda a documentação em [`/llms.txt`](/llms.txt), e o texto completo de todas as páginas em um único arquivo em [`/llms-full.txt`](/llms-full.txt). --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/inventory lang: pt-BR title: Estoque e Categorias --- # Estoque e Categorias O estoque é o catálogo que sustenta todos os módulos do Ceretta App. Ele está sempre disponível, use você Locação, Vendas ou Serviços. Um único catálogo guarda dois tipos diferentes de coisa, e a diferença entre eles importa para todo o resto do sistema. ## Itens locáveis e itens vendáveis **Itens locáveis** são controlados unidade a unidade. Se você tem quatro betoneiras iguais, o Ceretta App guarda quatro registros separados — betoneira nº 01 até nº 04 — porque a qualquer momento uma pode estar com um cliente, outra em manutenção e duas na prateleira. Cada unidade tem o seu próprio status: - **Disponível** — na prateleira e pronta para reservar - **Alugado** — no momento com um cliente - **Manutenção** — em conserto ou revisão, e fora das consultas de disponibilidade - **Baixado** — fora de operação, mantido para histórico Uma unidade locável reservada em um período fica automaticamente fora das consultas de disponibilidade naquelas datas. Não é possível reservar a mesma unidade duas vezes. **Itens vendáveis** são controlados por quantidade em mãos. Não importa qual disco de corte específico o cliente leva embora, só importa que você tinha 40 e agora tem 39. Itens vendáveis podem ter um SKU opcional. O estoque deles é baixado automaticamente quando são vendidos em um pedido ou consumidos como peça em uma ordem de serviço, e devolvido se o pedido for cancelado. O relatório de compras acima aponta todo item vendável que ficou abaixo do mínimo e mostra quanto repor. É o caminho mais rápido para montar um pedido ao fornecedor. ## Categorias Todo item pertence a uma categoria, e a categoria faz muita coisa. Crie suas categorias **antes** de começar a cadastrar itens — mudar a categoria de um item depois significa rever os campos personalizados dele. Uma categoria define: - **Nome e descrição** — como o tipo de item aparece no sistema inteiro - **Campos personalizados** — campos extras que aparecem em todo item daquela categoria - **Período de locação** — só para categorias locáveis, quanto dura uma locação padrão - **Tempos de preparação** — só para categorias locáveis, quanto tempo a equipe precisa antes da retirada e depois da devolução ### Campos personalizados Os campos personalizados permitem registrar o que realmente importa sobre o seu equipamento sem que o Ceretta App precise conhecer o seu ramo. Cada campo tem um nome e um tipo: | Tipo | Use para | |---|---| | **Texto** | Números de série, modelos, observações | | **Número** | Potência, capacidade, peso | | **Booleano** | Sim/não — "acompanha carreta", "exige habilitação" | | **Seleção** | Uma lista fixa de opções que você define — voltagem, cor, tamanho | Campos definidos na categoria aparecem automaticamente em todo item dela, inclusive nos itens cadastrados antes de você criar o campo. ### Períodos de locação Categorias locáveis têm alguns ajustes a mais, que alimentam a tela de locação: - **Duração do período** — o número padrão de dias de uma locação dessa categoria. Quando a equipe escolhe a data de início em uma locação nova, a data de fim é sugerida a partir desse número, o que evita a maior parte dos erros de digitação de data. - **Tipo de período** — se essa contagem usa **dias corridos** ou **dias úteis**. Uma locação de três dias úteis iniciada numa sexta volta na quarta. - **Cadência da tarifa** — como o preço é expresso nessa categoria. ### Tempos de preparação Mais dois ajustes das categorias locáveis alimentam a [fila de preparação](/docs/pt-BR/rentals): - **Horas antes da retirada** — quanto tempo a equipe precisa para deixar a unidade pronta antes de o cliente buscar - **Horas após a devolução** — quanto tempo a unidade precisa depois de voltar até poder sair de novo São essas horas que fazem um item aparecer na tela de preparação no momento certo. Se você deixar em zero, o sistema assume que o item não precisa de preparo e ele volta a ficar disponível no instante em que é devolvido. ## Conselhos práticos - **Seja generoso com as categorias.** Não custa nada ter mais delas, e cada uma tem seus próprios campos personalizados e período de locação. Uma categoria por tipo realmente diferente de equipamento é uma boa medida. - **Nomeie as unidades locáveis de forma consistente.** Algo como `Betoneira 400L nº 01` fica bom na lista de locações, na fila de preparação e no recibo. - **Defina estoque mínimo nos consumíveis.** É a única coisa que torna o relatório de compras útil. - **Use Manutenção em vez de excluir.** Uma unidade em Manutenção mantém o histórico de locações e volta limpa; uma excluída, não. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/rentals lang: pt-BR title: Locações --- # Locações > Requer o módulo **Locação**. Se você não vê **Locações** na navegação, o módulo está desligado para a sua empresa. Uma locação reserva um ou mais itens **locáveis** para um cliente por um período. Itens vendáveis não entram em uma locação — se o cliente também precisa de consumíveis, isso é um pedido de venda. ## Criando uma locação 1. Escolha o **cliente**. Se for novo, cadastre-o antes na lista de clientes. 2. Escolha a **data de início**. A lista de itens disponíveis é recalculada para aquela data, então o que já está reservado some do seletor — por isso nunca escolha os itens antes das datas. 3. A **data de fim** é sugerida automaticamente pelo período da categoria. Altere se esta locação for mais longa ou mais curta que o padrão. 4. Adicione os **itens**. Só são oferecidas as unidades realmente livres no período inteiro. 5. Ajuste o preço por item se precisar e salve. Se você mudar a data de início depois de adicionar itens, confira a lista de novo. A disponibilidade é recalculada e uma unidade que estava livre pode não estar mais. ## Descontos por item Cada linha da locação pode ser descontada de forma independente, seja por **valor fixo** ou por **percentual**. A tarifa final continua editável, então você também pode simplesmente digitar o valor combinado com o cliente e deixar o Ceretta App calcular de trás para frente. Os descontos são por linha, não pela locação inteira, o que permite dar uma condição especial em um item caro sem descontar a reserva toda. ## Status de locação | Status | Significado | |---|---| | **Agendada** | Reservada para uma data futura, ainda não retirada | | **Ativa** | Retirada e no momento com o cliente | | **Devolvida** | Voltou, e a locação está encerrada | | **Atrasada** | Passou da data de fim e não voltou | | **Cancelada** | Desfeita — itens liberados de volta para disponibilidade | | **Não compareceu** | O cliente nunca retirou | Mover uma locação pela vida dela é, de propósito, um clique: **marcar como retirada** quando o cliente busca, e **marcar como devolvida** quando o equipamento volta. Todo o resto — disponibilidade das unidades, fila de preparação, contadores do painel — decorre dessas duas ações. ## Pagamentos de uma locação Toda locação mostra um resumo de pagamento: **Pago**, **Parcial**, **Pendente** ou **A vencer**. Pagamentos pendentes de locações ativas também aparecem no painel, para que nada deixe de ser cobrado silenciosamente. Os pagamentos em si ficam no financeiro compartilhado — veja [Pagamentos](/docs/pt-BR/payments). ## A fila de preparação **Preparação** é uma tela feita para quem limpa, testa e confere os equipamentos, não para o balcão. Ela tem duas metades, ambas guiadas pelas horas de preparação que você definiu em cada categoria: - **Próximas retiradas** — unidades que precisam de preparo antes de o cliente chegar, com cores por urgência - **Devoluções aguardando preparo** — unidades que voltaram e precisam de atenção antes de sair de novo Cada item mostra quantas horas de preparo a categoria exige e a situação atual da unidade. Quem tem o papel **Preparação** vê apenas esta tela, o que a torna segura para deixar aberta num tablet de oficina. ## O que costuma confundir - **Um item não aparece no seletor.** Quase sempre ele está reservado em parte do período, em Manutenção ou Baixado. Confira o status da unidade na tela de Estoque. - **A data de fim parece errada.** Verifique se a categoria usa dias úteis em vez de dias corridos. - **Um item devolvido continua indisponível.** A categoria dele tem horas de preparação após a devolução, então ele está aguardando na fila de preparação. - **Cancelar não é excluir.** Cancele uma locação que não vai acontecer — isso libera as unidades e preserva o histórico. Excluir joga o registro fora. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/sales lang: pt-BR title: Vendas --- # Vendas > Requer o módulo **Vendas**. Se você não vê **Vendas** na navegação, o módulo está desligado para a sua empresa. Um pedido de venda vende itens **vendáveis** do estoque. Unidades locáveis não entram em um pedido de venda — essas são reservadas por [Locações](/docs/pt-BR/rentals). ## Criando um pedido Escolha o cliente e adicione os itens. Cada linha é uma **quantidade × preço unitário**, então vender doze discos de corte é uma linha, não doze. O total do pedido é a soma das linhas. ## Status do pedido | Status | Significado | |---|---| | **Rascunho** | Em montagem — nada saiu da prateleira ainda | | **Confirmado** | Acertado com o cliente; estoque comprometido | | **Entregue** | Entregue e concluído | | **Cancelado** | Desfeito; o estoque comprometido volta | Duas ações rápidas cobrem o caminho normal: confirmar um rascunho e marcar um pedido confirmado como entregue. ## Como o estoque se movimenta Vale entender bem esta parte, porque é daqui que saem os números da tela de Estoque. O estoque é **baixado quando o pedido passa para Confirmado ou Entregue** — não quando o rascunho é criado. Um rascunho, portanto, não afeta o estoque em mãos, o que permite montar um orçamento sem atrapalhar a disponibilidade de ninguém. Se um pedido confirmado ou entregue for depois **cancelado, o estoque é devolvido**. Na prática: deixe o pedido como rascunho enquanto ainda é conversa, e confirme quando o cliente fechar. Confirmar cedo demais deixa seu estoque pessimista; confirmar tarde demais o deixa otimista, e outra pessoa pode vender os mesmos itens na sua frente. ## Reposição O **Relatório de Compras** lista todo item vendável que ficou abaixo do estoque mínimo, com a quantidade sugerida de reposição. Ele só funciona para itens que de fato têm um mínimo definido — veja [Estoque e Categorias](/docs/pt-BR/inventory). ## Pagamentos Um pedido de venda pode ter pagamentos como qualquer outro registro. Eles ficam no mesmo financeiro de locações e consertos — veja [Pagamentos](/docs/pt-BR/payments). Se você receber em dinheiro com o caixa aberto, o pagamento é contabilizado na sessão atual automaticamente. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/service-orders lang: pt-BR title: Ordens de Serviço --- # Ordens de Serviço > Requer o módulo **Serviços**. Se você não vê **Ordens de Serviço** na navegação, o módulo está desligado para a sua empresa. Uma ordem de serviço acompanha um conserto desde o momento em que o cliente deixa o equipamento até o momento em que ele retira. ## O fluxo de status é seu O Ceretta App não impõe um fluxo de conserto. Cada empresa define os próprios status em **Configurações**, por exemplo: > Recebido → Em diagnóstico → Aguardando aprovação → Em conserto → Pronto p/ retirada → Entregue Para cada status você define um **nome**, uma **cor** para a etiqueta e se ele é um status **inicial** (onde as ordens novas começam) ou **final** (onde as concluídas terminam). Os status podem ser arrastados para a ordem em que você quer vê-los. As transições são **livres**: qualquer status pode ir para qualquer outro. O Ceretta App não vai impedir você de mandar um serviço de *Em conserto* de volta para *Em diagnóstico*, porque oficinas de verdade fazem exatamente isso. A disciplina é sua; o papel do sistema é registrar o que aconteceu. ## Peças e mão de obra Uma ordem de serviço tem dois tipos diferentes de linha, e a diferença não é cosmética: - **Peças** são itens vendáveis do estoque. Adicionar uma peça à ordem **baixa o estoque dela**, exatamente como uma venda faria. É isso que mantém seus números honestos quando a oficina consome material. - **Mão de obra** é texto livre com o preço que você digitar. Não tem ligação com o estoque, então você pode descrever o serviço com as palavras que fizerem sentido. Lançar uma peça como mão de obra deixa o dinheiro certo e o estoque errado, e isso aparece semanas depois como uma prateleira que não bate com o sistema. ## O histórico Toda mudança de status é registrada com **quem** mudou, **quando** e uma **observação** opcional. Vale usar a observação — "cliente aprovou o orçamento por telefone" custa cinco segundos e encerra discussões depois. ## Informações do equipamento Cada empresa pode registrar os próprios detalhes em toda ordem — número de série, modelo, defeito relatado, acessórios deixados junto. Quais são esses campos é configurado por empresa, então uma assistência de celular e uma oficina de geradores usam a mesma tela sem herdar o jargão uma da outra. ## Avisos ao cliente Se as notificações por WhatsApp estiverem configuradas para a sua empresa, os clientes recebem mensagem automática quando a ordem é **criada** e a **cada mudança de status**. É a maior redução de ligações de "já ficou pronto?" disponível no sistema. A configuração fica em **Configurações → Notificações WhatsApp** e exige uma conta Twilio. Os clientes precisam ter um telefone válido no cadastro. Clientes novos recebem antes uma mensagem de boas-vindas para confirmar que o número funciona. ## Pagamentos Ordens de serviço são pagas pelo mesmo financeiro que todo o resto — veja [Pagamentos](/docs/pt-BR/payments). Os recibos detalham os serviços e custos da ordem, então o cliente vê pelo que está pagando. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/payments lang: pt-BR title: Pagamentos --- # Pagamentos Os pagamentos formam um **único financeiro** cobrindo os três módulos. Uma locação, uma venda e um conserto são coisas bem diferentes na operação, mas o dinheiro é controlado em um lugar só, então "quanto temos a receber" tem uma resposta, e não três. ## Todo pagamento tem exatamente um pai Um pagamento pertence a uma locação, **ou** a um pedido de venda, **ou** a uma ordem de serviço — nunca a mais de um, e nunca a nenhum. Isso é garantido no banco de dados, não só na interface, então o financeiro não tem como escorregar para um estado em que há dinheiro ligado a nada. Na prática: se o cliente pagar um valor único cobrindo uma locação e um conserto, registre dois pagamentos, um em cada. É isso que mantém o saldo de cada registro correto. ## O que um pagamento registra - **Valor** - **Vencimento** — quando você espera o dinheiro - **Data de pagamento** — quando ele de fato entrou - **Status** — veja abaixo - **Forma de pagamento** — dinheiro, cartão, Pix e assim por diante ## Status de pagamento | Status | Significado | |---|---| | **A vencer** | Vence no futuro | | **Pendente** | Vencido agora, ainda não pago | | **Pago** | Quitado, com data de pagamento | | **Atrasado** | Passou do vencimento e não foi pago | ## A tela de pagamentos A lista vem ordenada por **data de pagamento**, então o movimento mais recente é o que você vê primeiro. Um botão **ocultar pendentes** reduz a lista ao dinheiro já quitado, útil quando você está conferindo em vez de cobrando. ## O que chega ao painel Pagamentos pendentes de **locações ativas** aparecem no painel automaticamente, junto com os totais em atraso. Isso é de propósito: equipamento que está com o cliente e não foi pago é o dinheiro com maior chance de ser esquecido. ## Recibos Os recibos detalham os serviços e custos por trás do valor, em vez de mostrar só um total, então o cliente que retira um gerador consertado vê as peças e a mão de obra separadamente. ## Pagamentos em dinheiro e o caixa Se a sua empresa usa o caixa e há uma sessão aberta, os pagamentos em dinheiro são contabilizados nessa sessão automaticamente — você não registra de novo. Veja [Caixa](/docs/pt-BR/cashier). --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/cashier lang: pt-BR title: Caixa --- # Caixa O caixa controla o dinheiro físico da gaveta ao longo de um turno. Ele responde a uma pergunta no fim do dia: **o dinheiro que está na gaveta bate com o que o sistema diz que deveria estar?** Se **Caixa** não aparece na sua navegação, o recurso está desligado para a sua empresa. ## Abrindo o caixa O turno começa com a abertura do caixa informando o **fundo de troco** — o dinheiro que fica na gaveta para começar o dia. Enquanto não for aberto, a tela mostra *Caixa fechado* e nenhuma movimentação pode ser registrada. Só uma sessão fica aberta por vez, e o Ceretta App registra quem a abriu. ## Durante o turno Com a sessão aberta, os pagamentos em dinheiro feitos em qualquer lugar do sistema — uma locação, uma venda, um conserto — são contabilizados nela automaticamente. Não é preciso registrar duas vezes. Duas coisas precisam ser registradas à mão, porque são movimentações de dinheiro que não são vendas: - **Suprimento** — dinheiro colocado na gaveta durante o turno, por exemplo mais troco vindo do cofre - **Sangria** — dinheiro retirado, por exemplo um depósito no banco ou o pagamento de um fornecedor pelo caixa Informe um motivo em cada movimentação. Na hora do fechamento, uma diferença sem explicação e uma movimentação que você esqueceu de lançar são idênticas, e é o motivo que as distingue semanas depois. ## Fechando e conferindo Para fechar o caixa, conte o dinheiro físico e informe o valor **contado**. O Ceretta App compara com o **esperado em dinheiro**, calculado assim: ``` fundo de troco + vendas em dinheiro − estornos em dinheiro + suprimentos − sangrias = esperado em dinheiro ``` A **diferença** é então informada como um de três resultados: - **Exato** — a contagem bate - **Sobra** — há mais dinheiro do que o esperado - **Falta** — há menos dinheiro do que o esperado Uma sessão fechada também detalha o turno **por forma de pagamento**, então dá para ver o dinheiro ao lado dos totais de cartão e Pix. Só a linha do dinheiro é conferida — as outras estão ali para dar o retrato do dia. Você pode imprimir o resumo para ter um registro em papel. ## Histórico de sessões Toda sessão fechada é guardada, com quem abriu, quem fechou, quando e qual foi a diferença. É o registro a consultar quando uma divergência precisa ser explicada, e é por isso que fechar direito no fim de cada turno vale os noventa segundos que leva. ## Conselhos práticos - **Feche todo turno, mesmo os fracos.** Uma sessão deixada aberta por três dias torna qualquer diferença posterior impossível de atribuir. - **Registre a sangria na hora.** Depósitos lançados de memória no fechamento são a maior fonte de faltas fantasma. - **Diferenças pequenas são normais.** O que importa é se o mesmo caixa fecha com falta de forma recorrente. --- url: https://ceretta.app/docs/pt-BR/roles lang: pt-BR title: Usuários, papéis e permissões --- # Usuários, papéis e permissões Toda pessoa que entra no sistema tem exatamente um papel, e esse papel decide quais telas ela vê e quais ações o sistema aceita dela. As permissões são verificadas no servidor a cada requisição, não apenas escondidas na interface — não dá para contornar um papel sabendo o endereço certo. ## Os papéis | Papel | Pode fazer | |---|---| | **Proprietário** | Tudo na empresa, inclusive gerenciar usuários e configurações | | **Gerente** | Toda a operação do dia a dia; não gerencia usuários | | **Operador** | Criar e editar locações, vendas, ordens de serviço e pagamentos; ver estoque e clientes | | **Preparação** | Apenas a fila de preparação, somente leitura (módulo Locação) | | **Super Admin** | Lado do fornecedor: cria empresas, gerencia usuários de qualquer empresa, liga e desliga módulos | **Super Admin** não é um papel que você atribui — ele pertence ao fornecedor da plataforma, não ao seu negócio. ## Escolhendo o papel Dê a cada pessoa o papel mais restrito que permita fazer o trabalho dela. - **Proprietário** para o dono do negócio e, de preferência, mais uma pessoa de confiança, para que ninguém fique trancado do lado de fora se um celular se perder. Mais de dois proprietários geralmente indica que alguém foi promovido demais. - **Gerente** para quem toca o balcão no dia a dia. A diferença para Proprietário é a gestão de usuários e configurações — um gerente conduz a operação inteira, mas não pode conceder mais acesso a si mesmo nem a outros. - **Operador** para quem faz as transações. Consegue trabalhar sem poder remodelar o catálogo. - **Preparação** para a equipe de oficina e pátio. É somente leitura e mostra uma tela só, o que a torna segura num tablet compartilhado deixado aberto na oficina. ## Adicionando alguém Em **Usuários**, convide a pessoa pelo e-mail e escolha o papel. Ela recebe o convite e é obrigada a **trocar a senha no primeiro acesso**. A troca de senha é exigida antes de qualquer outra tela ficar acessível, então uma senha inicial não fica pendurada. ## Módulos interagem com papéis O papel dá acesso a um tipo de trabalho; o **módulo** decide se aquele trabalho existe na sua empresa. Os dois precisam permitir a ação. Um Operador numa empresa sem o módulo Serviços não consegue criar ordens de serviço — não por causa do papel, mas porque o módulo está desligado. É por isso que às vezes alguém novo vê menos telas do que o esperado. Confira o módulo antes de mexer no papel. ## Saídas Remova o acesso de quem sai da empresa, em vez de compartilhar logins. O histórico das ordens de serviço registra quem mudou o quê, e isso só faz sentido se as contas forem individuais. > **Sobre exclusão de empresa:** excluir uma empresa remove todos os dados operacionais dela — clientes, estoque, categorias, locações, pedidos, ordens de serviço e pagamentos. É uma ação do fornecedor e não tem volta.